O Que Fazer Com Tantos Papéis?
Ter muitos papéis espalhados pela casa ou escritório causa muitos transtornos. Muitas vezes, as mesas ou secretárias são usados como locais para armazenar grandes pilhas de documentos/papéis, limitando o espaço para trabalhar e até para fazer as refeições. Deste modo, o ambiente torna-se caótico e inadequado para trabalhar ou relaxar, diminuído a produtividade e aumentando o stress do quotidiano. Além disso, na maioria das vezes, grande parte desses papéis já não têm qualquer utilidade. Para evitar essa acumulação de papéis, na sua maioria desnecessários, é preciso alguma dedicação e paciência.
Para começar, é preciso fazer uma selecção de todos os papéis. Nesta etapa, os documentos são seleccionados e separados por semelhança (contas, facturas, certificados, certidões, etc.). Esta fase de selecção deve ser, igualmente, aproveitada para descartar os papéis desnecessários. Para tal, devemos ter em atenção a importância do documento/papel (por exemplo, a escritura de uma casa ou uma certidão de nascimento/casamento devem ser mantidas) e à validade/temporalidade dos documentos no país de residência (por exemplo, determinadas contas ou comprovativos de pagamento devem ser guardados apenas durante um ano).
Depois da separação dos papéis, pode ser feita a sua categorização. Para escolher as categorias em que os papéis/documentos serão integrados, é necessário ter atenção à dinâmica envolvida em casa ou escritório. Existem várias formas de categorizar papéis: por indivíduo, por entidade (escola, bancos, finanças), por tipo de bem (casas, automóveis, empresas), etc. É importante que as categorias sejam escolhidas de forma adequada e compreensível para todas as pessoas que precisam desses papéis.
Estas duas etapas podem ser usadas, igualmente, para organizar os documentos académicos. Fique apenas com sebentas ou outro tipo de apontamentos que sabe que poderá vir a ter que consultar. Por exemplo, caso esteja a fazer ou já tenha feito um curso superior, saberá que não há necessidade de manter apontamentos do ensino secundário que, provavelmente, não irá voltar a utilizar.
Hoje em dia, muitos dos documentos dos quais precisamos ter registo já se encontram online ou podem ser digitalizados sem dificuldade. Ter os ficheiros em formato digital (sejam estes documentos ou apontamentos da escola/faculdade), é a melhor maneira de poupar espaço e evitar a acumulação de papéis. É importante, apenas, ter em consideração que deve fazer um backup do computador que usa para guardar esses ficheiros com frequência para mantê-los em segurança.
Por último, deverá ser escolhida a maneira mais adequada de guardar os papéis a manter. Existem várias soluções práticas no mercado: pastas de arquivo, caixas, porta documentos, etc. É muito importante ter o produto organizador devidamente etiquetado para se possa perceber, de imediato, o que contêm. Caso sejam muitos os papéis que pretende manter, poderá fazer um índice do que cada produto organizador contém evitando, assim, ter que se lembrar de uma grande quantidade de informação.
E não se esqueçam: para manter esta organização, deve ser escolhido um período temporal adequado à vossa dinâmica (ao fim de um mês, de um semestre, de um ano, etc.) para fazer a selecção dos novos papéis que vão surgindo e guardá-los na sua devida categoria. Embora seja preciso ter alguma paciência e tempo, todo o trabalho na organização desses papéis é compensado com o resultado final. Com os papéis devidamente categorizados e organizados, poupa-se muito tempo por não ter que procurar algo por toda a casa ou escritório tornando, assim, a vida muito mais tranquila.